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Comment organiser des réunions et des événements pour un voyage d’affaires

Un voyage d’affaires bien organisé pour votre équipe peut transformer votre entreprise. Cela ne fera pas que remonter le moral de tout le monde, car c’est toujours amusant de vivre une aventure partagée dans un nouvel endroit, mais cela conduira à de nouvelles connexions et à des partenariats stratégiques. C’est encore mieux si vous pouvez organiser le voyage autour d’un événement, que ce soit celui auquel vous assistez ou celui que vous organisez. Cela aidera à structurer votre voyage autour d’un résultat clair.

Voici tout ce qui doit être fait pour rendre votre voyage et événement rentable et amusant :

Location d’une salle professionnelle

De nombreuses grandes villes ont des locations de salle professionnelle. Si, par exemple, vous voyagez à Marseille, pensez à profiter des avantages d’un site tel que https://www.kactus.com/fr/france/marseille. Vous pouvez y trouver des locations de salle pour organiser des réunions, des conférences, des formations, des séminaires ou même des soirées d’entreprise.

En plus de donner à votre équipe un lieu de travail, c’est aussi un endroit où vous pouvez inviter des personnes et nouer des relations d’affaires. Vous pouvez utiliser la salle pour gérer votre événement, mener des affaires et développer de nouveaux contacts clients.

Organisation de l’événement

Si l’événement est quelque chose auquel vous assistez, disons une conférence sur l’industrie, alors, vous devez vous préparer pour vous présenter, réseauter et apprendre autant que possible des conférenciers et des autres participants.

Si l’événement est quelque chose que vous parrainez, il est préférable de travailler avec une agence de gestion d’événements. Lorsque vous lui ferez part de vos besoins, l’agence se coordonnera avec les meilleurs hôtels pour organiser l’hébergement, la restauration et les salles réunion pour votre événement. Dans de nombreux cas, ils ne vous facturent pas de frais car ils gagneront leur argent grâce à l’hôtel qui partagera un pourcentage des revenus de la réservation de groupe.

Faire des préparatifs de voyage

Une bonne planification est essentielle pour réussir. Sans cela, tout votre voyage sera embourbé dans le chaos et la confusion. Comme Peter Drucker l’a dit un jour, “L’action sans planification est la cause de chaque échec”.

Alors par où commencer ? Tout d’abord, rassemblez toutes les informations relatives à votre voyage d’affaires : la destination, les cadres qui voyageront avec vous, l’horaire, les détails du voyage (vols, taxis, etc.), et toutes les préférences particulières que vous ou votre groupe pourriez avoir en termes d’hébergement, de nourriture, etc.

Deuxièmement, une fois que vous avez une bonne idée de tous les éléments impliqués, commencez à faire des réservations, à acheter des billets, à réserver des hôtels, etc. Si vous avez la chance de voler avec un jet privé, vous pouvez vous reposer un peu plus facilement en sachant que tous les détails du vol seront parfaitement traités.

Troisièmement, communiquez tous les préparatifs de voyage aux personnes qui participeront, afin que chacun sache exactement quand et comment s’y préparer. Un préavis vous permettra également de gérer tout scénario surprenant ou tout changement de projet de voyage ou d’hébergement.

En préparant votre voyage d’affaire, voici 7 choses que vous devriez garder à l’esprit :

  1. Les objectifs de base du voyage d’affaires et de l’événement.
  2. Quel budget prévoir pour le voyage.
  3. Si votre entreprise a organisé des voyages d’affaires similaires dans le passé, pensez à ce que vous pouvez apprendre de cette expérience. Si vous avez organisé une conférence, mais qu’elle a été peu fréquentée, vous savez que vous devez commencer à vendre des billets pour la conférence plus tôt.
  4. Les informations personnelles pertinentes de tous les cadres qui voyagent avec vous afin que vous puissiez organiser leurs billets et leur hébergement.
  5. Toutes les autorisations liées au voyage. Vous devrez vous assurer que tout le monde a un passeport, un visa et des formulaires de vaccination à jour.
  6. Dans certains cas, vous devrez peut-être vous demander si votre voyage devra accueillir d’autres personnes, par exemple des conjoints, des secrétaires, des médecins traitants, etc.
  7. Les voyages vers et depuis les aéroports sont essentiels pour que tout le monde reste ensemble et voyage en groupe, ou au moins de manière coordonnée vers les destinations choisies. Rassemblez également autant d’informations que possible sur les problèmes liés aux voyages, par exemple, les bases de la protection des entreprises en cas d’accident.

En conclusion, l’organisation de voyages et d’événements pour un voyage d’affaires implique beaucoup de détails. Afin de bien coordonner le tout, il est nécessaire de commencer à planifier des mois à l’avance.

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