Les voyages professionnels occupent une grande place dans la routine d’entreprise. C’est aussi le poste de dépenses le plus important après les salaires. Plus l’entreprise est grande et plus les ressources mobilisées pour préparer efficacement les voyages professionnels sont conséquentes. Dans cet article, nous vous proposons cinq conseils pratiques pour améliorer l’organisation des voyages professionnels au sein de votre entreprise.
Avoir une approche méthodique
Pour organiser un voyage professionnel, divers aspects sont à prendre en compte. On peut donc facilement oublier certaines choses pourtant d’une importance capitale pour la réussite de son voyage. C’est pourquoi il est recommandé d’avoir une bonne approche. Avant toute chose, mettez-vous au calme pour établir une check-list des choses importantes à prendre en compte dans la préparation de votre voyage. Ainsi, vous n’aurez plus qu’à cocher la case correspondante, une fois la diligence accomplie. Cette méthode vous permet de tout prévoir et de ne rien oublier.
Préparer les documents administratifs
Selon le pays de destination, vous devez vous assurer que tous les documents sont à jour avant votre voyage et au moment de votre retour également. Si votre passeport doit expirer pendant votre séjour, cela pourrait bouleverser votre programme et allonger la durée de votre séjour, parce qu’il faudra le renouveler pour pouvoir rentrer. Parfois, certains pays exigent même que votre passeport soit valide un certain temps après votre retour. Vous devez donc vous renseigner et prendre le temps de tout apprêter convenablement.
Régler à l’avance les questions logistiques
Une fois que la date de votre départ est connue, de même que les activités de votre séjour, vous pouvez réserver vos billets et même votre déplacement sur place. Vous devez également vous assurer de réserver votre logement, pour toute la durée de votre séjour. Il existe aujourd’hui des plateformes spécialisées dans l’organisation de voyages professionnels, qui vous permettent sur une seule et même interface d’avoir accès à tous les services pour préparer votre voyage. Ces services vous procurent donc un gain de temps intéressant, mais aussi vous permettent d’optimiser la gestion des notes de frais.
Faites un check-up et prenez une assurance santé
Il est important à l’approche de votre départ de vous rendre dans un centre de santé-voyage pour faire un check-up. Les médecins s’assureront que tous vos vaccins sont à jour et pourraient vous conseiller un traitement préventif contre certaines affectations, en fonction de votre destination. Il est aussi recommandé de souscrire à une assurance voyage, pour être couvert en ce qui concerne les soins médicaux à l’étranger. En outre, n’oubliez pas de vous déplacer avec votre ordonnance, au cas où vous prenez un traitement spécifique.
Moyens de paiement adaptés au pays et communication
Il est important de pouvoir effectuer ses paiements de manière aisée dans le pays de destination. C’est pourquoi vous devez vous assurer de prévoir des moyens de paiement adaptés au pays où vous vous rendez. De base, les cartes de crédit sont aujourd’hui acceptées un peu partout. Mais si ce n’est pas le cas dans le pays où vous vous rendez, veuillez prévoir de l’argent comptant en devise locale pour régler vos dépenses. Il est aussi important de souscrire à un forfait téléphonique auprès de votre opérateur, pour effectuer des appels depuis l’étranger, de même que pour avoir accès à internet.
Du reste, n’oubliez pas de régler la question de votre absence au bureau, le temps de votre voyage professionnel. Assurez-vous que le service ne soit pas bloqué par votre absence et que l’intérim soit convenablement assuré. En pratique, vous pouvez faire une liste de tâches importantes à réaliser en votre absence et déléguer la gestion de certains dossiers à des collaborateurs spécifiques.
