Les voyages professionnels occupent une grande place dans la routine de nombreuses entreprises. C’est également le poste de dépenses le plus important après les salaires. Plus l’entreprise est grande et plus les ressources mobilisées pour préparer efficacement les voyages professionnels sont conséquentes. Dans cet article, je vous propose cinq conseils simples et pratiques pour améliorer l’organisation des voyages professionnels au sein de votre entreprise.
Avoir une approche méthodique
Pour organiser un voyage professionnel, divers aspects sont à prendre en compte. On peut donc facilement oublier certaines choses pourtant d’une importance capitale pour la réussite de son voyage. C’est pourquoi je vous recommande d’avoir une bonne approche. Avant toute chose, mettez-vous au calme pour établir une check-list des choses importantes à prendre en compte dans la préparation de votre voyage. Ainsi, vous n’aurez plus qu’à cocher la case correspondante, une fois la diligence accomplie. Cette méthode vous permet de tout prévoir et de ne rien oublier.
Pour garantir une préparation sans faille, planifiez chaque étape du voyage avec précision. Commencez par définir clairement les objectifs de votre déplacement professionnel. Cela vous permettra d’établir un itinéraire précis et d’optimiser votre emploi du temps sur place. Ensuite, identifiez toutes les ressources nécessaires, qu’il s’agisse de matériel spécifique, de documents ou de contacts à rencontrer. Utilisez des outils numériques, comme des applications de gestion de projet, pour centraliser toutes les informations et suivre l’avancement de chaque tâche.
N’oubliez pas de prévoir des solutions de rechange en cas d’imprévus, telles que des copies numériques de vos documents importants et des contacts d’urgence. Une préparation rigoureuse vous permettra de gagner du temps et d’éviter le stress et les complications de dernière minute.
Préparer les documents administratifs
Selon le pays de destination, assurez-vous que tous vos documents sont à jour avant votre voyage et au moment de votre retour également. Si votre passeport doit expirer pendant votre séjour, cela pourrait bouleverser votre programme et allonger la durée de votre séjour, parce qu’il faudra le renouveler pour pouvoir rentrer. Parfois, certains pays exigent même que votre passeport soit valide un certain temps après votre retour. Prenez le temps de tout préparer convenablement.
Outre la validité de votre passeport, renseignez-vous sur les éventuels visas nécessaires pour votre destination. Les procédures d’obtention de visa varient d’un pays à l’autre et peuvent prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Anticipez ces délais pour éviter toute mauvaise surprise.
De plus, informez-vous sur les exigences spécifiques en matière de santé, comme les certificats de vaccination obligatoires. Pour les voyages dans l’Union Européenne, une carte d’identité peut suffire, mais il est prudent de vérifier les conditions particulières en vigueur.
N’oubliez pas de faire des copies numériques de tous vos documents importants (passeport, visa, billets d’avion, réservations d’hôtel, etc.) et de les stocker dans un espace sécurisé en ligne. Cela vous permettra de les récupérer facilement en cas de perte ou de vol.
Prenez également avec vous tous les documents nécessaires et utiles pour vos différents rendez-vous professionnels, tels que des lettres d’invitation, des ordres de mission ou des présentations commerciales. Une préparation minutieuse de ces aspects administratifs vous permettra de voyager en toute sérénité et de vous concentrer sur vos objectifs professionnels.
Régler à l’avance les questions logistiques
Une fois que la date de votre départ est confirmée et votre programme établi, commencez par réserver vos billets de transport, qu’il s’agisse d’avion, de train ou de voiture de location. Choisissez des options flexibles si possible, pour pouvoir ajuster vos plans en cas de changement.
Réservez également votre hébergement pour toute la durée de votre séjour, en tenant compte de la proximité des lieux de vos rendez-vous professionnels pour minimiser les déplacements. Aujourd’hui, de nombreuses plateformes spécialisées dans les voyages d’affaires vous permettent de gérer ces réservations de manière centralisée, offrant ainsi un gain de temps.
Pensez à organiser également vos déplacements sur place : transferts aéroport, taxis, ou services de transport privé. Utiliser ces plateformes permet non seulement de faciliter la gestion logistique, mais aussi d’optimiser les notes de frais en regroupant toutes les dépenses sur une seule interface.
Enfin, vérifiez les conditions d’annulation et de modification de toutes vos réservations pour éviter les mauvaises surprises en cas d’imprévu. Une logistique bien planifiée vous assure un voyage serein et efficace, vous permettant de vous concentrer pleinement sur vos objectifs professionnels.
Faites un check-up et prenez une assurance santé
À l’approche de votre départ, consultez un centre de santé spécialisé dans les voyages pour un bilan de santé complet. Les médecins vérifieront que tous vos vaccins sont à jour et pourront vous recommander des traitements préventifs spécifiques en fonction de votre destination.
Cela peut inclure des vaccinations supplémentaires ou des médicaments prophylactiques pour des maladies comme la malaria ou la typhoïde.
Souscrire à une assurance voyage est également essentiel pour couvrir les frais médicaux à l’étranger, y compris les urgences et les évacuations sanitaires. Assurez-vous que votre assurance inclut une couverture adéquate pour les activités professionnelles que vous pourriez entreprendre.
Pensez aussi à emporter une copie de votre dossier médical et de votre ordonnance si vous suivez un traitement spécifique. Cela vous permettra de continuer votre traitement sans interruption et facilitera la communication avec les professionnels de santé locaux en cas de besoin. Une bonne préparation médicale vous assure une tranquillité d’esprit et vous permet de vous concentrer sur vos objectifs professionnels, sachant que vous êtes protégé en cas de problème de santé.
Moyens de paiement adaptés et communication
Pour faciliter vos paiements dans le pays de destination, ayez des moyens de paiement appropriés. Bien que les cartes de crédit soient largement acceptées, certaines régions peuvent encore préférer les transactions en espèces. Renseignez-vous sur les pratiques locales et prévoyez de l’argent liquide en devise locale pour les dépenses courantes. Informez votre banque de votre voyage pour éviter tout blocage de votre carte due à des transactions internationales inhabituelles.
En parallèle, souscrivez à un forfait téléphonique international. Cela vous permettra de passer des appels et d’avoir accès à internet sans frais exorbitants. Pensez à vérifier les tarifs des données mobiles et des appels à l’étranger pour choisir l’option la plus économique et la plus pratique.
D’autre part, assurez-vous que votre absence au bureau n’affecte pas le bon fonctionnement de votre service. Préparez une liste de tâches à réaliser en votre absence et déléguez-les à des collaborateurs de confiance. Informez vos collègues et supérieurs de votre disponibilité par email ou téléphone, et précisez les horaires où vous serez joignable malgré le décalage horaire.
Utiliser des outils de communication comme les messageries instantanées et les plateformes de gestion de projet peut faciliter le suivi et la coordination à distance. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur vos missions professionnelles tout en restant connecté avec votre équipe.
